1. تحديد الاحتياجات للتوظيف Identify the hiring need

تبدأ عملية التوظيف بتحديد الاحتياجات من الوظائف سواًء في كافة المنشأة استعداد لوضع خطة توظيف سنوية او بسبب مشروع معين او طلب لشغر وظيفة معينة وعادة ما تكون الخطة السنوية قبل بداية كل عام، حيث تكون تلك الوظائف اما وظائف شاغرة بعد ترك شاغليها في المنشأة واما ان تكون وظائف مستحدثة بسبب تغيير او توسع في الهيكل التنظيمي للمنشأة.

2. كتابة الوصف الوظيفي Job description

وينبغي أن يبدأ الموظفون العاملون في التوظيف بإنشاء وصف وظيفي للوظائف الجديدة حيث يتضمن قائمة ذات أولوية بمتطلبات العمل، والمؤهلات الخاصة، المهارات المرغوبة، والخبرة المطلوبة. وينبغي أن يتضمن الوصف الوظيفي أيضا معلومات عن الإدارة أو القطاع وكذلك تحديد وظيفة الرئيس المباشر الذي يتم الرجوع اليه من قبل شاغر الوظيفة.

3. وضع خطة توظيف: Recruitment Plan

وبمجرد أن تحدد المنظمة الحاجة إلى التوظيف، ينبغي لها أن تحدد التوقيت السليم الذي يبدأ فيه المتقدم لمباشرة العمل لتفادي أي اضرار قد تلحق للمنشأة أو اعمالها نتيجة للتأخير في شغل هذه الوظيفة. وفي حالة الوظائف التي شكلت حديثا، ينبغي للمنظمات أن تحدد بوضوح كيفية توافق دورها الجديد مع أهدافه وخطة المنظمة. كما ينبغي للمنظمات أيضا أن تبقي الإدارات والاقسام ذات الصلة والموظفين على علم بتلك الوظائف الجديد في مرحلة عملية التوظيف. من المهم أن يوافق جميع المشاركين في قرار التوظيف على عملية التوظيف والخطوات وقنوات الاتصال المناسبة. ويشمل التوظيف أيضا وضع استراتيجية لكيفية الإعلان عن الوظائف الجديدة، داخليا وخارجيا، ومعايير الفرز الأولي للمرشحين، وكيفية عمل المقابلات، ومن سيجري تلك المقابلات.

4. الإعلان عن الوظائف Job Advertisement

ويبدأ الإعلان داخليا لتحديد المرشحين المحتملين المؤهلين لشغل تلك الوظائف وذلك بإخطار الموظفين الحاليين بتلك الوظائف. قد يتوقف الإعلان عن الوظيفة عند هذا الحد حسب عدد تلك الوظائف وحسب الحاجة لمرشحين من الخارج، وإذا كانت الاستراتيجية الحصول على مرشحين من خارج المنظمة، فيجب توضيح هذه المعلومات داخليا. من المرجح أن يكون الاعلان الخارجي مزيجًا من موقع الشركة على الويب ومنصات وسائل التواصل الاجتماعي ومواقع نشر الوظائف مثل LinkedIn ومعارض الوظائف.

5. مراجعة طلبات المرشحين Review Candidate Applications

في هذه المرحلة يتم مراجعة طلبات المرشحين التي تم استقبالها عن طريق قنوات الاتصال المباشرة وغير المباشرة وكل منشأة لديها آلية لتلقي تلك الطلبات. في كثير من الحالات، تبدأ عملية المراجعة من قبل ممثلي الموارد البشرية الذين يقومون بمراجعة الطلبات والإسقاط على أي مرشح لا يستوفي الحد الأدنى من متطلبات الوظيفة أو الشركة بشكل عام. وبعد ذلك يتم تحديد المرشحين المنطبقة عليهم الشروط ومن ثم تحديد موعد المقابلات.

6. مقابلة هاتفية / الفحص الأولي Phone Interview/Initial Screening

تبدأ المقابلات الأولية عادة بمكالمات هاتفية من قبل مسؤول التوظيف في المنشأة لمعرفة مزيد من المعلومات عن المرشح لوظيفة ما ومدى امكانياته ومهارته ومن ثم يتم تحديد موعد آخر للمقابلة الحضورية. كما تحدد المقابلات الهاتفية ما إذا كان المتقدمون يمتلكون المؤهلات المطلوبة لشغل الوظائف والتوافق مع ثقافة وقيم المنشأة. كذلك تمكن المقابلات الهاتفية المنظمات من زيادة خفض قائمة المرشحين مع إنفاق موارد الشركة بكفاءة.

7. المقابلات Interviews

وتبعا لحجم المنظمة ولجنة التوظيف، من المقرر إجراء مقابلة أو عدة مقابلات مع المرشحين المعنيين. وعادة ما تكون المقابلات المبكرة مقابلات شخصية بين المتقدمين ومدير التوظيف. تركز محادثات المقابلات المبكرة عادة على خبرة المتقدمين ومهاراتهم وتاريخ عملهم. يمكن أن تكون المقابلات الإضافية مع الإدارة والمديرين التنفيذيين وغيرهم من أعضاء المنظمة إما مقابلات شخصية أو جماعية مع لجنة التوظيف. وقد تكون رسمية أو غير رسمية؛ في الموقع، او خارج الموقع، أو عبر الإنترنت. ومقابلات إضافية أكثر تعمقا؛ على سبيل المثال، في المقابلات بين المرشح وأعضاء متعددين من فريق التوظيف للمقابلة، كل عضو من فريق التوظيف يركز على موضوع معين أو جانب من جوانب الوظيفة لتجنب التكرار وضمان محادثة متعمقة حول الدور ومؤهلات المرشحين والخبرة.

غالبا ما تتضمن المقابلات النهائية محادثات مع القيادة العليا للشركة أو مناقشة أكثر تعمقا مع أحد المحاورين من مرحلة مبكرة في عملية التوظيف.

8. تقييم مقدم الطلب Applicant Assessment

بمجرد الانتهاء من المقابلات، أو أثناء الانتهاء منها، يتم تقييم المرشحين وإعطاء كل مرشح درجة معينة وغالبا يكون هناك نموذج لتقييم المشرحين واعطائهم الدرجات المناسبة للمفاضلة بينهم والحصول على المرشح الأنسب للوظيفة المطروحة.

9. القرار Decision

يجب وضع قائمة بالمرشحين الأساسيين وقائمة أخرى بالمرشحين الاحتياطين، وفي حالة رفض عرض التوظيف من المرشح الأساسي يمكن تبديله من قائمة المرشحين الاحتياطين حتى يتم ايفاء جميع الوظائف الشاغرة.

10. التحقق المرجعي Reference Check

يجب التأكد من الشخصيات المرجعية لكل مرشح عن أي معلومات ذات صلة يشاركها المرشح حول الخبرات السابقة وكذلك الأداء الوظيفي والمسؤوليات والسلوك والانضباط الوظيفي ومكان العمل وما إلى ذلك.

11. عرض العمل Job offer

وبمجرد تحديد المرشح، ينبغي للمنظمة أن تقدم عرض التوظيف. وينبغي أن تتضمن رسالة العرض الراتب والوظيفة، والاستحقاقات، والعطلة المدفوعة الأجر، وتاريخ البدء، وحساب مستحقات نهاية الخدمة، بما في ذلك من شروط وأحكام العمل. ومن المرجح أن تعقب ذلك مفاوضات. ولذلك، ينبغي تحديد العناصر القابلة للتفاوض والعناصر غير القابلة للتفاوض.

12. التوظيف Hiring

بعد المفاوضات، بمجرد أن يقبل المرشح عرض العمل يتم توظيفهم ويتم عملية ملء وتقديم الأوراق المتعلقة بالتوظيف.

13. التعيين Onboarding

لا تنتهي عملية توظيف الموظفون الجدد بمجرد توظيفهم بالشركة فحسب بل سيساعد إلحاق الموظف الجديد برسالة ترحيبية وبالطريقة مهنية الى دمجه بطريقة تكون حجر أساس لعلاقة منتجة طويلة الأجل بين جميع الموظفين في المنظمة. وينبغي للإدارة ذات الصلة أن تتواصل مع الموظف قبل تاريخ بدء العمل للترحيب به في المنظمة. وكذلك إعداد المكان المناسب لعمله وتجهيزه بالمعدات اللازمة قبل اليوم الأول لمباشرته. وأخيرا، فكرة تعيين مرشد للموظف الجديد، سيساعده على الاستقرار في المنشأة والتطوير والنجاح على المدى الطويل.